KGI staat voor Kritische Gedrags-Indicator.

KGI’s zijn uitgewerkte gedragsbeschrijvingen, waarmee de ene persoon aan de andere personen laat zien welke gedragingen hij heel graag ziet en welke hij onacceptabel vindt. Het is een methode die in principe voor leidinggevenden is ontwikkeld, zodat zij hun verwachtingen over het gedrag van hun medewerkers helder kunnen maken.

Maar KGI’s zijn ook heel goed te gebruiken om in een team de (on)gewenste gedragingen van elkaar te beschrijven of door medewerkers om aan hun leidinggevenden inzicht te geven over welk gedrag zij bij hen graag zouden zien.

Er bestaat een relatie tussen gedrag en resultaat:

Performance = Gedrag + Resultaat

Om de ‘performance’ van een afdeling of van de medewerkers te sturen, kan dus gekozen worden om te sturen op:

• Gedrag;
• Resultaat.

Voor het sturen op resultaten kan gebruik worden gemaakt van KPI’s. Een hulpmiddel om op een positieve wijze te sturen op gedrag zijn KGI’s.

Vaak gebruiken we onduidelijke algemeenheden als we ons ergens aan storen, zoals “Ik wil hebben dat je je normaal gedraagt.” of “Doe je dit thuis ook zo?” In beide gevallen kan de ontvanger nog alle kanten uit. Wat de ene persoon abnormaal vindt kan voor een ander heel normaal zijn. In het ene gezin eten ze als ze zin hebben met een bord op schoot bij de televisie, in een ander gezin eten ze gezamenlijk aan tafel als iedereen smakelijk eten tegen elkaar heeft gezegd.

En ja, niet iedereen ruimt thuis zijn rotzooi op!
Een goede KGI beschrijft alleen concreet gedrag dat waarneembaar is. Vaagheden zoals ‘normaal’ moeten worden voorkomen.

KGI-matrix

KGI’s worden uitgewerkt in een matrix, waarbij bepaalde gedragingen concreet worden beschreven in een aantal gradaties.
Op basis van ervaringen stellen we voor om een vijfpunts-schaal te hanteren. Hanteer je een systeem met minder schalen, dan kun je minder nuances in de gedragingen beschrijven. Kies je voor een systeem met meer schalen, dan wordt het lastiger om de verschillen tussen de schalen aan te brengen.

Toelichting op de vijf schalen

Onacceptabel

In deze kolom worden de gedragingen beschreven die voor jou onacceptabel zijn. Het is hierbij niet van belang of deze gedragingen wel of niet op de afdeling voorkomen. Het geeft jouw medewerkers en ook eventueel nieuwe medewerkers inzicht in gedragingen die op de afdeling onacceptabel zijn. Het zijn gedragingen die onmiddellijk moeten worden aangepakt. Bijvoorbeeld het overtreden van een veiligheidsregel, waardoor de medewerker zichzelf en anderen in gevaar brengt.

Ongewenst

In deze kolom komen de gedragingen die je eigenlijk liever niet ziet, maar nog geen reden zijn om iemand van de afdeling weg te sturen. Bijvoorbeeld het niet opruimen van gereedschappen op het eind van de werkdag.

Acceptabel

In deze kolom worden de gedragingen beschreven die je minimaal van je medewerkers verwacht. Het gedrag is niet verkeerd, het is wel oké, maar als leidinggevende wordt je er ook niet erg enthousiast van. Het is over het algemeen gedrag waarvan jij vindt dat het niets meer dan normaal is. Bijvoorbeeld dat medewerkers uit zichzelf na de pauze meteen weer aan het werk gaan.

Gewenst

In deze kolom komt gedrag te staan waar je over het algemeen ‘blij’ van wordt. Het zijn gedragingen waardoor alle werkzaamheden op de afdeling soepel gaan lopen. Bijvoorbeeld dat medewerkers tijdig actie ondernemen als bij een machine de voorraad lege blikjes op dreigt te raken, zodat de machine niet stil komt te staan.

Voorbeeldig

In deze kolom komen de gedragingen te staan, die je helpen om de prestaties van jouw afdeling of van het hele bedrijf te verbeteren. Bijvoorbeeld het komen met verbetervoorstellen om de kwaliteit op de afdeling te verhogen.

Merk op dat dat er een dubbele streep staat tussen ‘ongewenst’ en ‘acceptabel’ gedrag. Links van de dubbele streep staat gedrag beschreven dat zoveel mogelijk moet worden ontmoedigd. Rechts van de dubbele streep staat het gedrag dat bestendigd of gestimuleerd moet worden.

Of anders gezegd links van de streep staat gedrag dat niet voldoet aan de norm. Maar realiseer je wel dat deze dubbele lijn de norm vertegenwoordigt van degenen die de KGI’s hebben opgesteld.

Bij het opstellen van een KGI bestaat het risico om het acceptabel gedrag (dat net voldoet aan de norm) te beschouwen als ‘gewenst’ gedrag. Bijvoorbeeld het dragen van gehoorbescherming. Je kunt als leidinggevende wensen dat iedereen ‘uit zichzelf in de verplichte gebieden zijn gehoorbescherming draagt’. De valkuil is dan om dit in het vak ‘Gewenst’ te plaatsen. Maar zou dit eigenlijk niet ‘normaal’ gedrag moeten zijn? Is dit niet gedrag dat minimaal aan de norm voldoet?

Het feit dat de situatie op dit moment nog niet voldoet aan de gewenste situatie, staat los van waar dit gedrag in een KGI geplaatst moet worden.
Het is blijkbaar de wens dat in de toekomst het ‘uit zichzelf dragen van gehoorbescherming in de verplichte gebieden’ wordt gezien als gedrag dat je ‘minimaal’ van iemand verwacht. Daarom zou dit gedrag thuishoren in het vakje ‘Acceptabel’ gedrag.

In het vakje ‘gewenst gedrag’ horen eerder zaken thuis die je niet van iedereen minimaal verwacht, maar die wel fijn zijn als veel medewerkers dat wel zouden doen. Bijvoorbeeld:

• met verbetervoorstellen komen ten aanzien van geluidsoverlast;
• collega’s aanspreken als gehoorbescherming niet wordt gedragen;
• bezoekers en directie aanspreken op het niet dragen van gehoorbescherming.
  
  

Gedragsindicatoren kiezen

Op een productieafdeling of andere ondersteunende afdelingen (zoals TD, Planning en Logistiek) zijn er volop gedragingen te bedenken die op een of andere manier invloed hebben op de prestaties en/of op de sfeer van de afdeling.

Indien alle mogelijke gedragingen worden uitgewerkt, dan ontstaat er een onwerkbare uitgebreide lijst van gedragsindicatoren die weinig zullen toevoegen aan het verbeteren van de werkzaamheden op de afdeling.
Het is de kunst om slechts een paar ‘kritische’ gedragsindicatoren te kiezen, waarmee positief wordt gestuurd op een aantal gedragingen die behoorlijk van invloed zijn op het presteren van de afdeling.

Denk bijvoorbeeld aan een ploegenoverdracht, zeker als deze regelmatig tot allerlei vervelende discussie leidt, zou een uitstekend onderwerp zijn voor een gedragsindicator. Omdat een goede ploegenoverdracht van belang is voor de prestaties van de afdeling spreken we van een ‘kritische’ gedragsindicator (KGI).

Het is wel steeds van belang dat de gedragsindicator ook daadwerkelijk een ‘kritische’ indicator is. Dat wil zeggen dat het over gedrag gaat dat van invloed is op de prestaties van de afdeling. Anders bestaat het risico dat de medewerkers het gevoel krijgen dat ze niet serieus worden genomen of dat ze jou als leidinggevende niet serieus nemen.

Ben je benieuwd op het opstellen van kritische gedragsindicatoren jou kan helpen bij het vergroten van de performance van jouw afdeling of bedrijf? Neem dan eens contact met ons op!

Neem contact op>